Google Workspace против бесплатных продуктов от Google: что лучше?

Общее число компаний, использующих пакет Workspace от Google уже давно превысило 6 миллионов. Это статистика на начало 2021 года. Более того, это число постоянно растет, увеличиваясь в геометрической прогрессии, без преувеличения. Чем же Workspace так привлекает корпоративных клиентов? Сегодня мы попробуем разобраться с этим вопросом, а заодно разберемся с причинами, по которым корпоративные клиенты все-таки выбирают платную систему, отказываясь от бесплатного функционала, предоставляемого Google. В основу анализа легли данные за 2020 год, по которым можно сделать однозначный вывод. Компании начали массово отказываться от стандартного и бесплатного пакета Google в пользу Workspace. Причин тому множество, и не все из них очевидны для обывателя. Попробуем разобраться.

Широкие возможности

В системе Workspace есть несколько тарифов для обычного пользователя. В зависимости от выбранного тарифа, вы получаете тот или другой набор функций:

  • Минимум 400 рублей.
  • Максимум 2 000 рублей.

За эти деньги вы получаете полноценный набор инструментов для администрирования каждой учетной записи. Каждый тариф дополняется базовыми приложениями для работы с облачными сервисами. Плюс к тому, еще одной функцией, входящей во все пакеты является облачное хранилище с встроенной поисковой системой. Это крайне удобно, ведь вам не придётся доплачивать за эти функции отдельно.

Посредством Workspace вы сможете оптимизировать командную работу внутри своей компании.

Проблем, связанных с отсутствием фактического контроля больше нет, ведь в Workspace администрированием всех учетных записей смогут заниматься непосредственные сотрудники компании. Тогда как с бесплатными продуктами ситуация диаметрально противоположная.

Интересный факт: с проблемами при использовании бесплатных решений от Google сталкивались даже отечественные компании. Когда весь документооборот компании исчезает в 1 момент из-за блокировки учетных записей. Решить вопрос в досудебном порядке не получается, ведь блокировка учетных записей регламентирована правилами системы. И восстановить аккаунт можно в лучшем случае через суд. Уже есть несколько прецедентов судебных исков от отечественных компаний, столкнувшихся с подобной проблемой.

Ограничения корпоративных доменов

Вся информация из корпоративных баз данных содержится в ограниченном контейнере, к которому нет доступа у посторонних людей. Все познается в сравнении. Несмотря на то, что в бесплатной системе Google-аккаунтов тоже есть инструменты для разграничения доступа, реализация заметно «хромает».

Для начала разберемся с тем, как все работает в бесплатном пакете от Google:

  • Доступ по ссылкам.
  • Неудобство при массовом открытии доступа.
  • Отсутствует система адресной книги.

Доступ по ссылке для документа открывается не для конкретного сотрудника, а вообще для всех. Иными словами, имея ссылку, получить доступ к документу может посторонний человек. И это одна из опций массового открытия доступа.

Да, в Google-аккаунтах есть возможность адресного предоставления доступа. Это доступ по адресу электронной почты. Вот только в случае, если вам нужно показать документ 40-100 сотрудникам, то каждый e-mail придется вводить вручную. Не получится добавить список адресов, такой функционал просто отсутствует.

А еще в системе Гугл-Аккаунтов отсутствует адресная книга. Следовательно, придётся хранить все адреса электронной почты где-то в отдельном месте. Это не очень удобно, даже если мы говорим о маленькой компании. Если же рассматривать крупную компанию, то это довольно серьезное неудобство. Стоит об этом помнить.

Тогда как в системе Workspace ситуация диаметрально противоположная:

  1. Доступ по ссылкам заметно ограничен.
  2. Удобство открытия доступа сложно недооценивать.
  3. Есть встроенная поисковая строка.

Фактически, Workspace предоставляет отдельную доменную зону для компании. Если человек подключился к корпоративному домену, то для него доступ может быть открыт. Если он не подключился к корпоративному домену, то получить доступ к документу он просто не сможет.

Плюс к тому, вы можете открыть документ сразу для всех пользователей в зоне вашего корпоративного домена. Для этого нужно нажать всего одну кнопку.

Ну и конечно, несомненным преимуществом является интеллектуальный поисковый алгоритм. С его помощью вы сможете отыскать нужный адрес e-mail, лишь начав вводить фамилию или другие идентификационные данные. И это преимущество Workspace даже в такой казалось бы простой операции. А ведь различий между системами еще очень много.

Тотальный контроль делопроизводства

Все сервисы компании в Workspace будут управляться вашими сотрудниками. Да, это кажется довольно забавной особенностью, ведь необходимость контроля над своими сервисами очевидна. Вот только в системе Google-аккаунтов такого контроля у вас нет. По причине того, что сама архитектура сервиса не разрабатывалась для корпоративных клиентов. Иными словами, вся ваша система выстроенная на бесплатных сервисах, это набор отдельных учетных записей. Единой инфраструктуры просто нет. И каждый сотрудник интерпретируется как частный владелец отдельного аккаунта. Естественно, в таких условиях ни о каком централизованном контроле речи даже не идет. И речь даже не о том, что система крайне неудобная. А скорее о том, что модерацией занимаются представители Google. Которые могут просто заблокировать учетную запись с важной документацией.

И это только вопрос контроля. А ведь в крупных компаниях (да и не только в них) есть потребность в:

  1. Идентификации отдельных работников.
  2. Сборе статистики.
  3. Журнализации всех действий пользователя.

Если сотрудник уволился, то данные из его аккаунта не должны «уходить вместе с ним». А именно это зачастую и происходит. Ведь Google не станет выдавать информацию из приватного аккаунта посторонним людям. В этом контексте, Google просто не видит компанию, он видит лишь набор отдельных учетных записей, принадлежащих разным людям.

Возможности востановления учетной записи в бесплатных сервисах практически нет. Если же вам заблокируют «ключевой» аккаунт, то весь документооборот компании просто обрушится. Что самое забавное: договориться с технической поддержкой скорее всего не удастся. В лучшем случае через суд, а на это нужно довольно много времени и денег. Результат спрогнозировать тоже достаточно сложно. Позиция Google по этому вопросу тоже достаточно простая: продукт бесплатный, а значит, для коммерческого использования он не подходит. Следовательно, восстанавливать учетные записи заблокированных пользователей они не обязаны. И ответственность за убытки, понесенные в результате блокировки представители Google брать на себя отказываются.

Это еще одна из причин, по которой компании начали массово переходить на систему Workspace. Если сотрудник уходит из вашей компании, то аккаунт остается под вашим же контролем. Все права на учетную запись остаются у администратора доменной зоны. И учетную запись можно оставить, а можно отключить. Можно поменять авторизационные данные и выдать их новому сотруднику. Иными словами, в Workspace есть инструментарий на случай увольнения сотрудника.

Кроме того, в Workspace есть специальная функция для создания бэкапов. С помощью этой функции вы сможете сохранить все данные уволившегося сотрудника.

Если не углубляться в тему хранения данных и увольнения сотрудников, то можно сказать о том, что:

  • Бесплатные решения от Google не ассоциированы с компанией, а лишь с конкретным человеком.
  • В Workspace отчуждением данных и аккаунтов заняться не получится, всё остается под контролем конкретной компании.

И не стоит забывать о том, что у администраторов есть инструменты для получения расширенной статистики. Эта статистика собирается не только по файлам, но и по времени бездействия учетной записи, а также по безопасности.

И безопасность это один из ключевых факторов, практически для любой компании. Вы сможете узнать о том, кто не использует 2-факторную аутентификацию. И превентивно отреагировать в случае, если двухфакторная аутентификация была внезапно отключена на одном из аккаунтов. Все действия в рамках учетной записи будут документироваться в отдельном модуле. Следовательно, вы можете проверить учетную запись, и при необходимости отключить её. В особенности, если есть все основания полагать, что доступ к аккаунту был несанкционированным. Это важно, ведь именно через конечные точки зачастую и удается проникнуть в систему.

А еще вы можете следить за действиями пользователей на смартфонах, просматривать статистику и журнал доступа к конкретному документу.

Кроме того, у администратора доменной зоны всегда сохраняется доступ к перепискам по электронной почте конкретного аккаунта. Более того, вы можете извлечь не только содержимое переписок, но и получить маршруты перемещения писем. Это дает широкие возможности для контроля внутри компании.

Естественно, любая конечная точка доступа к системе должна быть серьезно защищена. В противном случае доступ могут получить злоумышленники или конкуренты. Для того чтобы обеспечить такой уровень безопасности, существует функция администрирования гаджетов. Следовательно, администратор доменной зоны сможет:

  1. Блокировать устройство.
  2. Отследить местоположение гаджета.
  3. Установить пароль в удаленном режиме.
  4. Стереть контейнер с конфиденциальной информацией.

Кроме того, для защиты данных, все смартфоны с соответствующим статусом получают отдельные пароли для защиты. Они позволяют защитить гаджет и информацию внутри него. Пароли могут быть выставлены как посредством комбинации чисел (обычный пароль), так и при помощи графического ключа или биометрической идентификации. Естественно, в бесплатных сервисах от Google таких возможностей попросту нет.

Серьезные ограничения бесплатных аккаунтов

В стандартном пакете Google нет расширенных возможностей. Потому что вы не сможете подключиться к видеоконференции со смартфона. Общее число участников такой конференции ограничено 25 аккаунтами. Ну и не стоит забывать о том, что доступ предоставляется исключительно по приглашениям и через календарь.

Аналогичная ситуация складывается и с поиском контента:

  1. Для получения доступа к календарям, нужно отправлять предварительный запрос.
  2. Для поиска писем нужно будет использовать отдельный интерфейс e-mail.
  3. Для работы с файлами и таблицами используется поисковая строка приложения.

Проблема только в том, что объем диска всего 15 ГБ. За увеличенный объем диска придется платить. Так может быть лучше платить за полный пакет функций?

В Workspace вы можете участвовать в конференциях посредством смартфона. А еще можно подключаться с других устройств, достаточно просто иметь интернет. Более того, количество участников в конференции в 2 раза больше (т.е. это 50 человек). Правда количество участников привязано к стоимости вашей лицензии. Зато можно записывать все конференции на видео. В календарь событие добавляется в автоматическом режиме. А для доступа к конференции есть общая ссылка.

Что до поисковой системы, то она в разы проще и доступнее. На всех тарифах кроме стандартного есть приложение под названием Cloud Search. С его помощью вы сможете осуществлять поиск сразу по всей доменной зоны. Для премиальных тарифных опций нет ограничения по объему диска. А номинальный объем, доступный сразу это 30 Гигабайт. Согласитесь, это куда лучше, чем бесплатные 15.

Конфигурация доменной зоны

В Workspace вы получаете возможность создания различных псевдонимов для разных пользователей. Иными словами, вам не придётся путаться в многочисленных почтовых ящиках. Всё это будет доступно уже по умолчанию. Особенно для ситуаций, когда для одного пользователя нужно использовать несколько внешних адресов.

В случае с бесплатным решением от Google, вам пришлось бы регистрировать отдельные ящики. Но не в случае с Workspace. Дело в том, что в этой системе уже есть система псевдонимов. И вместо лишнего почтового ящика, пользователь сможет работать с псевдонимами.

На развертывание системы Workspace и доменной зоны уходит в среднем от 15 до 20 минут. Тогда как для бесплатных решений придется возиться часами, создавая многочисленные учетные записи и увязывая все это в единую инфраструктуру. Естественно, о единой инфраструктуре в полном понимании этого слова вообще речи не идет, если мы говорим о бесплатных сервисах Google.

Экономия денежных средств и окупаемость

По данным независимого агентства Forrest Consulting вложение в Workspace за 3 года использования окупается на 100% в год или 300% за 3 года. Но приобрести лицензию не так уж и просто, как может показаться на первый взгляд. Это предложение ограниченной доступности, которым представители Google не разбрасываются.

И вместе с тем, вы уже сейчас можете приобрести лицензию на нашем сайте. Все обновления сервиса будут осуществляться автоматически, мы являемся авторизованным поставщиком программного обеспечения. Если у вас еще остались вопросы, вы всегда сможете их задать в нашем онлайн-чате или любым доступным способом.

Ссылка на основную публикацию